Come realizzare eventi virtuali. Non si improvvisa, neppure per l’emergenza Covid
Cambiare mentalità e passare dall’organizzazione di eventi in presenza a eventi virtuali non è semplice e neppure immediato.
Le attività organizzative attorno ad un evento sono le medesime, eppure tutto appare diverso. Ecco perché sosteniamo che non ci si improvvisa organizzatori di eventi virtuali, ma è importante rivalutare tutto il proprio lavoro e aggiornarlo alla nuova dimensione digitale.
Eventi Aziendali Milano da anni ha esperienza nella virtualizzazione degli eventi e nella digitalizzazione delle presentazioni e dei momenti di incentivazione.
Nasciamo con un DNA tecnologico messo in campo attraverso l’utilizzo di tecnologie interattive, realtà aumentata e realtà virtuale per la spettacolarizzazione di tutti gli eventi aziendali: corporate meeting, anniversari aziendali, kick-off meeting e team building.
Oggi siamo lieti di condividere questa specializzazione con le aziende che stanno riorganizzando i propri piani marketing, trasformando gli eventi fisici, inclusi nella pianificazione annuale, in eventi virtuali. Non perdere i budget allocati, ma soprattutto non perdere l’opportunità di comunicare e di restare in contatto con i propri clienti e interlocutori.
Entriamo quindi nel cuore di questo articolo: come fare a organizzare un evento virtuale?
Buone notizie! non c’è quasi nulla di nuovo. Quello che è necessario fare è ripensare la check list di una organizzazione evento alla luce dell’elemento nuovo: il virtuale.
- Obiettivi da raggiungere.
si tratta di immaginare cosa si voglia ottenere dall’evento e progettare ambiente e contenuti per un contenitore online. Facciamo qualche esempio.
Volete comunicare novità e progressi aziendali? Creiamo con voi un ambiente di presentazione adatto a condividere dati e informazioni, a stimolare domande e risposte e a condividere contenuti di formati diversi: slide, chart, infografiche, video, ecc. Insomma contenuto e contenitori ben diversi dalla “solita” chat o meeting room online.
Volete incentivare e fare squadra anche se lavorate in smartworking? allora si possono creare ambienti digitali in cui creare team building virtuali efficaci e collaborativi, per far sentire le persone unite e vicine.
Volete lanciare un prodotto? allora l’effetto wow dell’ambiente digitale deve essere garantito. Creiamo in studi di posa ambienti virtuali, ricreiamo centri congressi e sale meeting per dare il giusto risalto al prodotto e ai vostri sforzi creativi. - Budget assegnato.
In questo ambito le differenze (in meglio) possono essere significative. Si tagliano i costi di catering e trasferte, si riducono i costi di noleggio location e si ottengono budget extra per realizzare altre attività di presentazione e di meeting. Il costo di un evento virtuale è sicuramente più contenuto, a parità di obiettivi e aspettative, di un evento in presenza. - Scelta della Location. Regia e Scenografia.
Non crediate che questo possa essere trascurato. Non pensiate che un evento aziendale virtuale online possa essere fatto senza valutare e organizzare l’ambiente, la scenografia e l’ attenzione alle luci e all’audio. Per questo ci vuole una Regia speciale, capace di immaginare e di dirigere un evento online digitale. Noi siamo al vostro fianco. - Scelta e gestione del pubblico.
Bella sorpresa. Le piattaforme per l’organizzazione degli eventi online semplificano la gestione dei partecipanti: dall’invito, alle registrazioni, all’opt-in per la privacy, all’accesso fino alla analisi del tasso di interazione e partecipazione attiva, fino al check-out e al follow up dopo l’evento. Una ottima opportunità per capire e analizzare in profondità il gradimento e l’utilità dell’evento stesso. Misurare i risultati ottenuti nel marketing digitale è fondamentale! - Gadget e ricordi.
Possiamo pensare di non lasciare un omaggio ai partecipanti? certamente no. La fantasia è l’unico limite. Ai tradizionali oggetti e gadget da meeting fisico, da consegnare prima o dopo l’evento virtuale via corriere, è possibile creare anche idee digitali più innovative! Immagini digitali, app e gadget per smartphone, video ricordi, e molte altre idee già sperimentate con successo sono a vostra disposizione. - E cosa succede il giorno dopo?
Un evento virtuale consente di massimizzare il raggiungimento degli obiettivi nel post evento. Tutto può essere registrato e rivissuto, per ottimizzare la spesa del budget, riproporre gli effetti wow, condividere con chi non ha potuto assistere al live. Un modo di opportunità per chi fa Marketing e vuole sfruttare “the long tail” di un evento.
Eventi Aziendali Milano c’è. Siamo pronti per realizzare con te il tuo evento virtuale. Piccolo o grande che sia, operativo o strategico, emozionale o formativo, promozionale o incentivante.
