Ecco come organizzare il tuo Team Building dall’idea alla raccolta delle impressioni finali…

Briefing – Raccolta iniziale delle informazioni necessarie a proporre una soluzione adatta alle tue esigenze.

Da cosa si parte per organizzare un Team Building?
Da un’intervista. Telefonica o di persona, parleremo in modo approfondito di quali sono gli scopi che vuoi raggiungere attraverso l’attività di Team Building. Condividere con noi le problematiche aziendali che vuoi andare ad affrontare e risolvere sarà il primo passo verso la personalizzazione del tuo evento.
Focalizzato infatti il tipo di messaggio da far arrivare ai tuoi ospiti attraverso le metafore di gioco o le discussioni in fase di debriefing, potremo poi andare a scegliere le attività più adatte per soddisfare le tue necessità, costruendo un Team Building su misura.
Stabilito un tetto di spesa massimo all’interno del quale ti vuoi mantenere, saremo in grado di proporti soluzione innovative, divertenti e soprattutto mirate.

Progettazione Evento – Le sfaccettature che può assumere un Team Building sono potenzialmente infinite. I parametri da considerare riguardano infatti: il luogo di svolgimento, la tipologia delle attività, il grado di coinvolgimento dei partecipanti, il livello di formazione, la componente ludica… 

Tutti questi aspetti, per organizzare il tuo team building, possono essere considerati come ingredienti di una ricetta. Il trucco sta nel riuscire a combinarli in modo bilanciato, cosicché il risultato finale non sia né troppo insipido né troppo saporito. La fase di progettazione serve proprio a questo: a trovare le giuste dosi per presentare ai commensali un “piatto degno dei migliori chef”. Questo è il momento in cui possiamo occuparci di tutti i dettagli come:
> Eventuali estensioni formative, con de-briefing delle dinamiche osservate finalizzate al raggiungimento obiettivi aziendali, svolte da esperti nello sviluppo delle risorse umane
> Contatto e contrattualizzazione di spazi e attrezzature per eventuali sopralluoghi
>  Organizzazione logistica degli spazi
> Progettazione grafica e realizzazione inviti cartacei personalizzati da far pervenire agli ospiti
>  Definizione delle squadre
> Ove necessario Microsito di presentazione evento
> Affiancamento di eventuali risorse aggiuntive come attori, comparse, nonché eventuali guide professionali (laddove previste)
> Riprese video/foto e montaggio professionali con tecniche instant movie o emotional show
> Eventuale noleggio attrezzature di sevizio come: audio, video & luci, ecc.
> Acquisto di eventuali regalie e/o trofei Una volta definite tutte le variabili, disporrai di una proposta di spesa che potrà essere rivista ed aggiornata seguendo i tuoi suggerimenti.

Comunicazione inviti e raccolta adesioni – I tuoi ospiti sono i protagonisti e l’anima del Team Building, dopo la fase di progettazione arriva quindi il momento di informarli e iniziare magari ad immergerli nell’atmosfera che li aspetta con delle cosiddette comunicazioni “teaser”…

La comunicazione nelle fasi del prima, durante e dopo un evento di Team Building possono amplificare gli effetti di coinvolgimento dei partecipanti, contribuendo a raggiungere gli obiettivi attesi dell’attività.
Nella fase d’invito non dovrai (se non vuoi) imbustare gli inviti uno ad uno! Grazie ad una semplice interfaccia via web che ti metteremo a disposizione, farai pervenire i tuoi inviti ai destinatari con un semplice click.
Le adesioni, per organizzare il tuo team building, verranno poi automaticamente raccolte in questa applicazione così da poter calibrare le attività le modo giusto, creando gruppi con un numero bilanciato di partecipanti. Grazie a questa gestione, soprattutto se i partecipanti sono numerosi, potrai monitorare chi ha ricevuto/aperto/accettato il tuo invito e chi no. Disporre di liste aggiornate è molto utile anche per noi per poter capire di quanti formatori e personale di supporto avremo bisogno in modo da poter garantire un servizio ottimale.

Esecuzione – Affiancamento e supporto allo svolgimento dell’attività concordata grazie alla presenza di personale qualificato (generalmente 1 team builder ogni 30/40 partecipanti).

Che si parli di team building a valenza più ludica, in cui l’obiettivo principale è quello di far divertire il gruppo e infondere senso di appartenenza, o team building formativi che prevedono analisi dettagliate dei bisogni aziendali con conseguenti fasi di debriefing, si tratta sempre di soluzioni che coinvolgono il proprio staff in attività inusuali riuscendo a stimolare abilità specifiche come il problem solving.
Ciò che prende vita, organizzare il tuo team building, sono attività che simulano situazioni in cui si può sperimentare a piacimento senza avere il timore di sbagliare, imparando così a mettere in pratica nuove strategie risolutive e a gestire le proprie reazioni a livello emotivo. Ogni gerarchia viene a cadere, niente capi o dipendenti: si instaurano una comunicazione diretta e relazioni genuine che aiutano a svolgere più efficacemente i vari task. Nell’arco di una giornata si impara cosa significhi realmente fare squadra facendo affidamento sulle proprie capacità intellettuali, fisiche e comportamentali e su quelle degli altri. Quello che serve è quindi un’apertura alla partecipazione da parte degli ospiti e la cura di alcuni dettagli di cui ci prendiamo l’incarico noi. Ci occuperemo infatti di:
> Accoglienza e presentazione istruzioni di svolgimento attività
> Fornitura materiali, dotazioni e attrezzature specifiche delle attività prescelte
> Assistenza e animazione specialistiche durante lo svolgimento delle attività
> Interventi di coaching in pillole
> Premiazione e de briefing finali in chiave motivazionale
> Consegna trofei / regali (laddove previsti)
> Raccolta di feed back delle attività svolte Ovviamente in questa fase è previsto l’ingaggio e la presenza di personale qualificato (generalmente 1 team builder ogni 30/40 partecipanti) che ci aiuterà, in modo discreto e professionale, a far sì che il programma venga rispettato e che tutto proceda nel migliore dei modi, anche (oserei dire soprattutto), gestendo eventuali imprevisti.

Finalizzazione evento -Dopo i giochi, le attività divertenti ed emozionanti, per i Team Building che lo prevedono, arriva il momento del debriefing, della riflessione attraverso cui si esce dalle metafore utilizzate fino ad ora, per poter analizzare apertamente comportamenti e problematiche emerse. Pensavi che a questo punto che il lavoro fosse terminato? Niente affatto!

Laddove gli obiettivi del tuo Team Building travalicassero il puro svago, affiancati da un tutor, i partecipanti discuteranno di ciò che hanno appreso in modo da consolidare concetti e strategie di risoluzione delle problematiche, in modo che, a evento finito, oltre che un bel ricordo del tempo trascorso, rimangano validi strumenti da utilizzare nella vita lavorativa quotidiana. Come fare poi a capire se il Team Building che hai organizzato ha soddisfatto le aspettative dei partecipanti? Se lo vorrai, ti forniremo la possibilità di scoprire le opinioni degli ospiti attraverso alcuni questionari di soddisfazione pensati per raccogliere in modo automatico, attraverso il web, i commenti e le valutazioni di chi lo compila. Avere dei dati concreti da poter analizzare per individuare i punti di forze ed eventuali criticità del tuo evento ti fornisce un valido aiuto e importanti spunti di crescita.